Ausgangsrechnungen in Word

Wie Kleinbetriebe GoBD konforme Rechnungen mit MS Word erstellen:

Viele Kleinbetriebe schreiben ihre Rechnungen noch mit MS Word. Neulich habe ich auf Twitter den Post einer Buchungssoftware gelesen, dass die Erstellung von Rechnungen in Word nicht GoBD konform wäre und dass mit solchen Rechnungen die Ordnungsmäßigkeit der Buchhaltung in Frage gestellt wäre, weil…. Mit Schreiben vom 14.11.2014 hätte das Bundesministerium der Finanzen angekündigt, dass ab 1.1.2017 nur noch unveränderbare Belege als ordnungsmäßig akzeptiert würden. Das Softwarehaus gibt denn auch gleich eine Lösung des Problems, man muss nur ihr Produkt kaufen und schon ist man safe.So ein Quatsch!!!

Wir zeigen Ihnen, wie Sie mit Word richtige Rechnungen schneller erstellen!

Es ist schon so, dass originär digital erzeugte Belege (und das wäre auch eine Ausgangsrechnung) nur noch digital archiviert werden dürfen und es stimmt auch, dass die Archivierung unveränderbar sein muss. (Hierzu könnte man einen ganzen Rattenschwanz an Gesetzen zitieren: z.B. AO § 146 Abs. 4; § 238 HGB; § 239 Abs. 2 und Abs. 3 HGB oder § 257 Abs. 3 Nr. 1 HGB; …).

Werden die Anforderungen der Finanzbehörden nicht beachtet drohen:

a) Wegfall der Vorsteuerabzugsberechtigung (wenn die Unversehrtheit und Echtheit der Originaleingangsrechnung gefährdet ist. (§ 14 Abs. 3 UStG)b) Schätzung der Besteuerungsgrundlagen (§ 162 Abs. 2 AO)c) Verstöße gegen die GoBD können mit 5.000 EUR Bußgeld wegen Steuergefährdung (§ 379 AO) oder 10.000 EUR im Falle der Steuerordnungswidrigkeit (§ 377 AO) oder mit Zwangsgeld (§ 328 AO) geahndet werden.Werden die Belege nicht originär durch ein EDV System, z.B. ein Kassensystem erzeugt, so können unter Wahrung der Verhältnismäßigkeit Ausgangsrechnungen durchaus mit Word erzeugt werden.

Unveränderbarkeit der Buchführung

Unveränderbarkeit der Buchführung und der Belege im Sinne des BMF meint, dass Belege nicht leicht z.B. versehentlich oder mutwillig verändert werden dürfen und dass eine Veränderung der Buchführung (spätestens nach der Umsatzsteuervoranmeldung) dokumentiert werden muss.Die Buchführung wird daher monatlich festgeschrieben und für das Belegwesen (z.B. Ausgangsrechnungen) muss durch einen PDF Druck gesichert sein, dass bei Änderungen Absicht unterstellt werden kann. Zudem sind organisatorische Maßnahmen zu treffen (z.B. eingeschränkte Zugriffsberechtigungen, ggf. Protokollierungen (– soweit ein Datenmanagementsystem vorhanden ist – sonst nicht) und Verfahrensanweisungen z.B. monatliche Datensicherungen.Wer ganz sicher gehen möchte, stützt sich auf BMF Schreiben 14.11.2014, Randziffer 120:Beispiel 9 zu Rz. 119: Ein Steuerpflichtiger erstellt seine Ausgangsrechnungen mit einem Textverarbeitungsprogramm. Nach dem Ausdruck der jeweiligen Rechnung wird die hierfür verwendete Maske (Dokumentenvorlage) mit den Inhalten der nächsten Rechnung überschrieben. Es ist in diesem Fall nicht zu beanstanden, wenn das Doppel des versendeten Schreibens in diesem Fall nur als Papierdokument aufbewahrt wird. Werden die abgesandten Handels- und Geschäftsbriefe jedoch tatsächlich in elektronischer Form aufbewahrt (z. B. im File-System oder einem DMS-System), so ist eine ausschließliche Aufbewahrung in Papierform nicht mehr zulässig. Das Verfahren muss dokumentiert werden. Werden Handels- oder Geschäftsbriefe mit Hilfe eines Fakturierungssystems oder ähnlicher Anwendungen erzeugt, bleiben die elektronischen Daten aufbewahrungspflichtig.Und weil es so schön ist …

3 Möglichkeiten zur effizienten Verwendung von Word bei Ausgangsrechnungen:

1. Freischalten der Rechenfunktion in WordUnter „Datei – Optionen – Symbolleiste für den Schnellzugriff – alle Befehle – berechnen“ kann im Schnellzugriffsmenü eine neue Schaltfläche erzeugt werden. Wenn dann eine möglichst gerade untereinander stehende Zahlenkolonne addiert werden soll, einfach mit gedrückter Alt Taste und Maus die Zahlen markieren und das neue Icon betätigen. In der Statuszeile wird unten links die Summe ausgewiesen.2. Eine weitere Möglichkeit ist die Addition von Feldern in einer Tabelle. Hier können einfach Summen oder Produkte berechnet werden. Der Cursor wird in der Ergebniszelle positioniert und im Layout-Menü wird die Formeleingabe ausgewählt. Mit =sum(above) werden z.B. alle über der Ergebniszelle liegenden Werte berechnet. Alternativ können einzelne Zellen dieser Tabelle auch mit Positionsangaben z.B. a1 oder c3 angesprochen und weiterverarbeitet werden.3. Etwas diffiziler ist das Rechnen in mehreren Tabellen: Hier werden über das Menü Eingabe zunächst Textmarken für die Zellen der Inputwerte definiert. In die Ergebniszelle wird dann über den Menüpunkt Schnellbausteine ein Feld eingefügt und als Formel (ggf. mit der gewünschten Formatierung) definiert. Mit Alt + F9 kann die Formel editiert werden. Leider muss die Berechnung stets erneut aktualisiert werden. Um alle Inputparameter verarbeiten zu können wird zunächst der gesamte Bereich mit Strg + a markiert und dann die Berechnung mit F9 durchgeführt. Verbinden Sie sich mit uns auf Facebook

360 Grad Unternehmensanalyse

Ihr Quick Check für den Einstieg in die Unternehmensanalyse

Mit einer 360 Grad Unternehmensanalyse wird eine Einbeziehung aller wichtigen Unternehmensteilbereiche, beschrieben.
Der hier dargestellte Quick Check bietet nur einen allerersten groben Eindruck und soll dazu dienen, die Methodik zu verstehen.

Nur 10 Fragen zeigen bereits viel …

Beantworten Sie die 10 Fragen durch Auswahl der „Radio Buttons“ hierdurch erhalten Sie eine graphische Darstellung Ihrer Stärken und Schwächen – dort, wo die blaue Fläche sich dem Ziel annähert liegen die Stärken, dort, wo der Abstand zum Rand besonders groß ist, liegen mögliche Ansatzpunkte. Möglich deshalb, weil manche Fragestellungen vielleicht für Ihr Unternehmen so nicht relevant sind und Sie deshalb keine Punkte erreichen. In diesem Fall muss die Frage anders gestellt werden.

Gewichtung nach Relevanz

Durch Ihre Gewichtung einzelner Themenbereiche erhalten Sie zusätzlich zur Graphik noch einen Zielerreichungsgrad über alle Fragestellungen, der speziell auf Ihr Unternehmen abgestimmt ist.

Nach der Unternehmensanalyse müssen 1-2 Bereiche definiert werden, bei denen eine Bearbeitung mit geringen Mitteln bereits große positive Effekte ermöglicht.

Wenn Ihnen das kostenlose Tool zusagt, haben Sie die Möglichkeit passend zu Ihrem Verbesserungspotenzial eine weitergehende Analyse zu erhalten – nutzen Sie den Kontakt Link.

 

Fragen? Kontakt

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Wieviel Umsatz brauchen Sie?

Wissen Sie eigentlich, wieviel Umsatz Sie brauchen, um Gewinn zu machen?

Das ist eigentlich ganz einfach und doch nicht trivial.

Die Gewinnschwelle liegt dort, wo der Umsatz genauso hoch ist, wie die Kosten. Weil die einzelnen Kosten sich aber unterschiedlich verhalten, wenn sich der Umsatz ändert, muss zunächst festgelegt werden, welche Kosten fix (bezugsgrößenunabhängig) und welche variabel (bezugsgrößenabhängig) sind.

Zunächst müssen Sie die Bezugsgröße festlegen.

Wenn es um den Umsatz geht, sind das z.B. Verkaufsmengen oder Verkaufspreise,
wenn es um die Materialkosten geht, ist die Bezugsgröße vermutlich die Menge pro Materialart,
wenn es um Personalkosten geht, werden oft Arbeitsstunden erfasst,
bei der Miete werden Preise pro Quadratmeter vereinbart und
die Zinsbelastung ist sowohl vom Zinssatz als auch von der Finanzierungshöhe abhängig.


So gesehen erhalten wir veränderliche Kostensätze, indem wir die Kosten durch die jeweilige Bezugsgröße teilen. Im Prinzip sind also alle Kosten veränderlich (variabel) in Bezug auf eine bestimmte spezifische Bezugsgröße. Immer dann, wenn mehrere Produkte eine Kostenart in Anspruch nehmen, wenn es Verträge gibt, die eingehalten werden müssen oder auch, wenn die Betrachtung verdichtet wird, entstehen Schwierigkeiten bei der Zuordnung einzelner Kosten zu Produkten und man kann nicht mehr unbedingt sagen, dass sich die Kosten im Verhältnis zu einer (übergeordneten) Bezugsgröße verändern.
Bei der Eingangsfrage nach der Gewinnschwelle oder nach dem Kostendeckungspunkt wird als Bezugsgröße allein die Verkaufsmenge angenommen, die zudem noch mit der Produktionsmenge gleichgesetzt wird. Die zuvor variablen Kosten werden bei dieser Bezugsgröße teilweise zu fixen Kosten, die sich nicht in Abhängigkeit von der Menge ändern. Material- und Energiekosten oder Stundenlöhne passen sich an die Mengenveränderung an – ob proportional, wie zumeist dargestellt, lassen wir mal offen.

Andere Kosten, wie Monatsentgelt, Mietkosten oder Zinsaufwand haben fast keinen Bezug zur Mengenänderung und werden aus dieser Betrachtung zu Fixkosten.
In der nachfolgenden Grafik bezeichnet K die Gesamtkosten und Kf die fixen Kosten; x steht für die Verkaufs-/ Produktionsmenge.

 

Kostendeckungspunkt

Wie kommt der Unternehmer in der Praxis zur Einteilung in fixe und in variable Kosten?

Großbetriebe erstellen aufwändige Regressionsanalysen KMU Betriebe (KMU = Kleine und mittelgroße Unternehmen) lösen die Herausforderung zumeist durch einen Vergleich.
Der Unternehmer schaut sich beispielsweise seine Ergebnisrechnung verschiedener Jahre (ggf. auch Monats-BWA) an und prüft, welche Kosten bei gleichem Umsatz unterschiedlich hoch waren oder er schaut, welche Kosten sich bei veränderter Menge ebenfalls verändert haben. Hierdurch kann in einem „ersten Schuss“ ein Prozentsatz angegeben werden, der eine Aussage über die Veränderlichkeit der Kosten zulässt.

 

Wenn dann die Kosten in fixe Kosten und in variable Kosten unterschieden sind, kann wie folgt gerechnet werden:

Gewinnschwelle = Fixe Kosten/ Rohertragsmarge; wobei Rohertragsmarge = (Umsatz – variable Kosten)/ Umsatz

Ein Beispiel, bei dem die Eingangsgrößen komfortabel über Schiebeleisten gesteuert werden, steht zum Excel-Download kostenfrei zur Verfügung.

Download Gewinnschwellenberechnung

 

Mehr zum Thema gerne telefonisch über Skype oder webex. Wenn Ihnen unsere Gratisinfo gefallen hat, bewerten Sie uns und abonnieren unser KMU-Telegramm, das vierteljährlich zu Vertriebs- und Finanzthemen erscheint.

Unternehmensgründung: Die Namensgebung – Unternehmensname oder Firma

Aus dem Tagebuch eines Unternehmens-Gründers

Der Fall:
Webdesigner W. hatte sich entschlossen, nach seiner Ausbildung eine eigene Agentur zu eröffnen. Aktuell ist er noch alleine und er möchte zum 1.6. 2016 mit der Agentur starten. W. möchte im wesentlichen standardisierte onlineshops erstellen und diese teilweise mit der Softwarelizenz vertreiben. Was muss er tun? Zunächst geht es um die Namensgebung.

Bei der Gründung eines Kleingewerbes sind die Unternehmensname oder Firma und ggf. deren Absicherung zentral, um später nicht nochmal neu anzufangen …

Namensgebung

Zunächst muss er sich Gedanken darüber machen, wie sein Unternehmen heißen soll. Die Namensgebungsmöglichkeiten sind auch von der gewählten Rechtsform abhängig. So ist eine Firma mit einem futuristischen Touch, wie z.B. webdesign webix nur bei einer Kapitalgesellschaft mit entsprechendem Handelsregistereintrag möglich. Wenn es nicht unbedingt der klangvolle Name im Handelsregister sein muss oder Haftungsrisiken ausgeschlossen werden müssen, geht es im Falle einer Gründung durch eine einzelne Person auch mit einem einzelkaufmännischen Betrieb. Doch auch dieser möchte seinen Namen haben: Nur heißt das dann nicht Firma sondern Marke.  Diese Marke muss nicht eingetragen oder irgendwo angemeldet sein. Das Unternehmen nennt sich dann also z.B. Klaus W. webdesign webix, wobei webdesign webix als Logo gestaltet werden darf und dann auf den Firmenpapieren steht.

DPMA (Deutsches Patent und Markenamt)

Bei dieser Pseudo-Marke empfiehlt es sich kurz die Ansprüche möglicher Dritter zu prüfen. Das gelingt einfach über mögliche Suchmaschineneinträge oder über eine Markenrecherche. https://register.dpma.de/DPMAregister/marke/einsteiger?lang=de

Die Verbindung von Firmen- oder Markenbezeichnung mit dem eigenen Namen sichert in vielen Fällen die Berechtigung.

Da es für einen professionellen Unternehmenseindruck nicht schlecht ist, eine eigene Internetseite zu haben, kann auch über die Namensgebung von Internetdomains getestet werden, ob möglicherweise Dritte ältere Rechte haben. https://www.checkdomain.de/domains/suchen/ oder https://www.denic.de/webwhois/

Zu beachten ist hier noch, dass es Wortmarken, Bildmarken oder Kombinationen davon gibt, die dann in Deutschland, Europa- oder weltweit gelten. Die Rechte einer solchen Marke beziehen sich aber immer nur auf bestimmte Tätigkeiten, die beispielsweise nach sogenannten NIZZA-Klassen abgegrenzt werden.

Falls es doch eine Kapitalgesellschaft sein soll muss auch die örtliche IHK ihre Zustimmung zum Namen/ zur Firma geben.